ระบบจัดการคลังสินค้า WMS คืออะไร ? สำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ

เชื่อว่าพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์คงพอรู้จักหรือเคยได้ยินชื่อระบบ OMS (Order Management System) ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการออร์เดอร์และแพ็กสินค้าที่ช่วยดูแลให้การจัดส่งเป็นไปอย่างราบรื่น ที่มักนำมาใช้ช่วยจัดการออร์เดอร์ แต่ทำไมหลายคนจึงยังพบปัญหาหลังบ้านซ้ำซากเข้ามากวนใจ ทั้งเรื่องสต๊อกไม่ตรง, สินค้าใกล้หมดอายุ, การจัดส่งผิดลำดับ หรือการตามหาข้อมูลสินค้าที่ยุ่งยาก ซึ่งสร้างปัญหาต่อเนื่องมากมายจนส่งผลกระทบต่อการเติบโตของธุรกิจ

นั่นเป็นเพราะว่าการใช้ระบบ OMS อย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ! เพื่อให้การดำเนินงานคล่องตัวและแม่นยำยิ่งขึ้น ธุรกิจอีคอมเมิร์ซจำเป็นต้องใช้ทั้งระบบ OMS และ WMS ร่วมกัน โดย OMS สามารถช่วยจัดการออร์เดอร์ตั้งแต่ต้นจนจบ ขณะที่ WMS (Warehouse Management System) จะคอยควบคุมและจัดการสินค้าภายในคลังอย่างเป็นระบบ ทำให้มั่นใจได้ว่าสินค้าทุกชิ้นถูกจัดการอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจรุนแรงขึ้นทุกวัน ทำให้การบริหารจัดการคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ กลายเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย

ทำความรู้จัก ระบบ OMS และ WMS คืออะไร ทำไมถึงควรใช้งานคู่กัน ?

ในปัจจุบันระบบ OMS และ WMS กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการกระบวนการสั่งซื้อและคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก่อนที่จะไปไขข้อสงสัยว่าทำไมถึงควรใช้งานร่วมกัน เรามาทำความรู้จักกับระบบ OMS และ WMS ให้มากขึ้นกันก่อนว่า คืออะไร

ระบบ OMS

ระบบ OMS หรือ Order Management System คือระบบที่ออกแบบมาเพื่อบริหารจัดการคำสั่งซื้อ (Order) ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงขั้นตอนการจัดส่ง โดยระบบ OMS จะช่วยอำนวยความสะดวกในการรับออร์เดอร์จากช่องทางต่าง ๆ และทำการประมวลผลออร์เดอร์ เช่น การตรวจสอบสต๊อกสินค้า การคำนวณราคา การสร้างใบเตรียมสินค้า และการจัดส่งสินค้าไปยังลูกค้า

ระบบ WMS

ระบบ WMS หรือ Warehouse Management System คือระบบบริหารจัดการคลังสินค้า ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยควบคุมและจัดการการทำงานภายในคลังสินค้า ให้เป็นระบบ มีประสิทธิภาพ และแม่นยำ โดยระบบ WMS จะทำงานร่วมกับอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น บาร์โค้ดสแกนเนอร์ RFID หรือแท็ก เพื่อติดตามสินค้าคงคลัง เก็บข้อมูลการเคลื่อนไหวสินค้า และควบคุมกระบวนการต่าง ๆ ภายในคลังสินค้า

การใช้งานระบบ OMS และ WMS ร่วมกันจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการธุรกิจ ทำให้กระบวนการต่าง ๆ เป็นไปอย่างอัตโนมัติ จึงสามารถลดความผิดพลาดจากการทำงาน โดยระบบ OMS สามารถส่งข้อมูลคำสั่งซื้อไปยังระบบ WMS โดยตรง เพื่ออัปเดตปริมาณสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ จึงช่วยลดปัญหาสินค้าขาด หรือล้นสต๊อก อีกทั้งยังช่วยลดเวลาในการประมวลผลคำสั่งซื้อและการเตรียมสินค้า ทำให้การจัดส่งเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็วขึ้น

เจาะลึก ! ระบบ WMS ช่วยดูแลในด้านใดบ้าง ?

ระบบ WMS มีฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมหลายด้าน ช่วยให้ธุรกิจจัดการคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้

• การจัดเก็บสินค้า โดยระบบ WMS ช่วยจัดการกระบวนการจัดเก็บสินค้าตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งประกอบด้วย
  • การบันทึกข้อมูลสินค้าที่เข้ามาในคลัง เช่น ชนิดของสินค้า จำนวน จำนวนล็อต วันผลิต และผู้ผลิต
    
  • การบริหารจัดการสต๊อก โดยติดตามปริมาณสินค้าคงคลังในแต่ละรายการแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ทราบจำนวนสินค้าที่มีอยู่ในคลังตลอดเวลา
    
  • การจัดเก็บสต๊อกแยกล็อตและวันผลิต เพื่อให้สามารถควบคุมสินค้าที่มีอายุการใช้งานจำกัดได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น สินค้าอาหาร หรือยา
    
  • การจัดเก็บสินค้าแยกโดย Location ที่จะกำหนดตำแหน่งที่ตั้งของสินค้าแต่ละชนิดในคลัง เพื่อให้สามารถค้นหาสินค้าได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
    
  • การระบุตำแหน่งการหยิบสินค้าอัตโนมัติ เริ่มจากการสรุปจำนวนสินค้าภายใต้คำสั่งซื้อทั้งหมด และแจ้งตำแหน่งที่ต้องหยิบสินค้าแต่ละรายการ โดยเรียงลำดับการหยิบสินค้าตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ เช่น FEFO FIFO หรือ LIFO เป็นต้น อีกทั้งยังช่วยตรวจสอบจำนวนการหยิบในแต่ละ location ให้ถูกต้องอีกด้วย
    
  • การติดตามสินค้าจนถึงวันที่ออกจากคลัง โดยบันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้าตลอดระยะเวลาที่อยู่ในคลัง

• การจัดการเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้า เช่น ใบรับสินค้า (Goods Receipt), ใบเบิกสินค้า (Pick Lists), ใบส่งสินค้า (Delivery Orders), รายงานสินค้าคงคลัง (Inventory Reports) เพื่อช่วยลดความผิดพลาดในการจัดการเอกสาร ทำให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
• การวางแผนและควบคุมการนับสต๊อก โดยนับสต๊อกสินค้าตามแผนที่วางไว้ และเปรียบเทียบกับข้อมูลในระบบ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• การควบคุมการเคลื่อนย้ายและปรับสต๊อก โดยติดตามการเคลื่อนย้ายสินค้าภายในคลังและปรับปรุงข้อมูลสต๊อกให้เป็นปัจจุบัน หลังจากมีการเคลื่อนย้ายสินค้า
• การสืบค้นประวัติการเคลื่อนไหว ตั้งแต่รับสินค้าเข้า จนถึงการจัดส่งนำออก
• การจัดการสินค้าตีกลับ โดยแยกประเภทสินค้าของดี ของเสีย และควบคุมการจัดเก็บ เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนการคืนสินค้าให้แก่ผู้ผลิต หรือผู้จำหน่าย
• การจัดการการขนส่ง โดยวางแผนเส้นทางการขนส่ง และเลือกผู้ให้บริการขนส่ง พร้อมติดตามสถานะ
• การรายงาน โดยสร้างรายงานเกี่ยวกับสินค้าคงคลังและการเคลื่อนไหวของสินค้า พร้อมวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงาน เพื่อนำไปใช้ปรับปรุงการทำงาน

ทำไมระบบ WMS ถึงสำคัญ ?

ระบบ WMS (Warehouse Management System) หรือระบบจัดการคลังสินค้า เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารจัดการธุรกิจสมัยใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูง โดยมีความสำคัญ ดังนี้

• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ระบบ WMS จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพภายในคลังสินค้า ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการสินค้าได้รวดเร็ว แม่นยำ และลดความผิดพลาด
• ลดต้นทุน เนื่องจากการทำงานที่แม่นยำ จะช่วยลดการสูญเสียสินค้า รวมถึงลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน
• ลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงาน เช่น ความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล ความผิดพลาดในการหยิบสินค้า หรือความผิดพลาดในการจัดส่งสินค้า
• เสริมความยืดหยุ่น โดยสามารถปรับขนาดให้รองรับการเติบโตของธุรกิจ รองรับความต้องการที่หลากหลาย
• เพิ่มความแม่นยำในการจัดเก็บสต๊อค โดยระบบ WMS จะช่วยควบคุมการจัดเก็บสินค้าอย่างละเอียด เช่น จำนวนรวมทั้งหมด จำนวนสินค้าแยกตามล็อต/ วันหมดอายุ จำนวนสินค้าแยกตาม location จัดเก็บ หรือ จำนวนสินค้าแยกตามสถานะ เป็นต้น อีกทั้งยังช่วยเก็บข้อมูลการเคลื่อนไหวของสินค้าทุกชิ้นตลอดระยะเวลาที่สินค้าอยู่ในคลังสินค้าอีกด้วย

ใครที่เหมาะกับระบบ WMS ?

ระบบ WMS เหมาะกับธุรกิจที่มีคลังสินค้า โดยเฉพาะธุรกิจที่มีสินค้าคงคลังจำนวนมาก มีความเคลื่อนไหวของสินค้าบ่อยครั้ง หรือต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในคลังสินค้า โดยเฉพาะธุรกิจออนไลน์ที่ลงขายในหลายแพลตฟอร์ม และต้องเผชิญกับความยุ่งยากในการจัดการคลังสินค้า ซึ่งการใช้งานระบบ WMS ควบคู่ไปกับระบบ OMS จะช่วยเสริมประสิทธิภาพมากขึ้น

หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในคลังสินค้า ลดต้นทุน เพิ่มความสำเร็จให้แก่ธุรกิจ ระบบ WMS เป็นตัวช่วยสำคัญที่ไม่ควรพลาด ขอแนะนำ Scale Up Fulfilment ที่ช่วยดูแลระบบคลังสินค้าให้การค้าขายออนไลน์เป็นระเบียบ เพื่อวางรากฐานธุรกิจให้แข็งแกร่ง สนใจสอบถามเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ทาง LINE ID : https://lin.ee/HPXeKAo หรือโทร. 098 991 9356

ข้อมูลอ้างอิง:

1. What is a Warehouse Management System (WMS)?. สืบค้นเมื่อวันที่ 2 สิงหาคม 2566 จาก https://www.zoho.com/inventory/academy/warehouse-management/what-is-a-warehouse-management-system.html